ĠESTJONI TAD-DOKUMENTI

Ir-Rwol Tagħna

Ir-rwol tat-Taqsima għall-Ġestjoni ta' Dokumenti (Document Management Unit - DMU) huwa li tmexxi t-transizzjoni lejn kultura diġitali fis-Servizz Pubbliku. L-għan ewlieni tagħha huwa li tistabbilixxi u żżomm struttura li tippjana, timplimenta, u tappoġġa l-introduzzjoni ta' Sistema ta' Ġestjoni ta' Dokumenti Korporattiv (Corporate Document Management System – CDMS) ibbażata fuq 'Setturi', f'konformità mal-politiki u r-regolamenti.

Barra minn hekk, id-DMU ser testendi l-appoġġ għall-Uffiċċji tar-Registry kollha, sabiex tagħti l-għajnuna neċessarja u kif ukoll tkun ta' sostenn. Ser tinvolvi ruħha b'mod attiv fir-reviżjoni tal-prattiċi attwali tal-ġestjoni tad-dokumenti prevalenti fl-Uffiċċji tar-Registry, billi tiġbor l-informazzjoni meħtieġa biex tintuża fl-iżvilupp ta' politiki u proċeduri komprensivi mfassla biex jippromwovu l-firxa tal-adozzjoni tas-sistema. Barra minn hekk, id-DMU se twettaq sessjonijiet ta' taħriġ għall-impjegati biex tiżgura ftehim u konformità bir-reqqa ma' dawn il-linji gwida stabbiliti.

Missjoni, Viżjoni w Valuri

Il-Missjoni Tagħna

Li ninstigaw bidla kulturali fi ħdan is-Servizz Pubbliku, billi nippromwovu l-adozzjoni ta' prattiċi ta' dokumentazzjoni diġitali fuq metodi tradizzjonali bbażati fuq il-karta. Billi nrawmu l-għarfien u nipprovdu taħriġ adegwat, aħna nimmiraw li nikkultivaw mentalità li tħaddan l-effiċjenza, l-aċċessibbiltà u l-benefiċċji ambjentali ta' kultura mingħajr karti.

Il-Viżjoni Tagħna

It-tmexxija ta' transizzjoni lejn kultura mingħajr karti fis-Servizz Pubbliku, billi tiġi implimentata CDMS biex ittejjeb l-immaniġġjar tad-dokumenti, l-aċċessibbiltà u s-sostenibbiltà

IL-VALURI TAGĦNA

L-Implimentazzjoni bla xkiel tas-CDMS

Kommessi li nimplimentaw is-CDMS filwaqt li niżguraw transizzjoni bla xkiel minn proċessi manwali bbażati fuq il-karta għal pjattaforma diġitali ċentralizzata. Permezz ta' pjanar metikoluż, programmi ta' taħriġ, u strateġiji effettivi ta' ġestjoni tal-bidla, ser nkunu qed niffaċilitaw l-adozzjoni tas-CDMS bħala r-repożitorju primarju għad-dokumenti kollha tas-Servizz Pubbliku.

Aċċessibbiltà u Kollaborazzjoni Mtejba tad-Dokumenti

L-oġġettiv tagħna huwa li l-impjegati jkollhom aċċess bla xkiel għad-dokumenti f'kull ħin u kullimkien, u nkattru l-kollaborazzjoni u l-produttività. Billi nisfruttaw il-kapaċitajiet tas-CDMS, inklużi l-ħażna bbażata fuq il-'cloud', il-kontroll tal-verżjoni, u l-karatteristiċi ta' kollaborazzjoni f'ħin reali, aħna nimmiraw li niffaċilitaw distribuzzjoni effiċjenti tal-informazzjoni u l-ħidma konġunta bejn id-dipartimenti.

Promozzjoni ta' Effiċjenza u bi Tnaqqis ta' Spejjeż

L-għan ewlieni huwa li intejbu l-effiċjenza operattiva u niffrankaw l-ispejjeż billi nnaqqsu d-dipendenza fuq proċessi bbażati fuq il-karta, nimminimizzaw l-ispejjeż tal-istampar u l-ħażna, u nissimplifikaw il-proċessi tax-xogħol tad-dokumenti permezz tal-awtomazzjoni u d-diġitaliżżazzjoni. Billi nisfruttaw il-prattiki tal-ġestjoni tad-dokumenti, aħna nimmiraw li ntejbu l-produttività u l-użu tar-riżorsi.

Impenn għas-Sigurtà u l-Konformità

Is-sigurtà u l-konformità jibqgħu ta' importanza kbira hekk kif nagħmlu transizzjoni lejn kultura mingħajr karti. Is-CDMS jaderixxi mal-ogħla livelli ta' sigurtà tad-dejta, GDPR u konformità regolatorja oħra, billi jimplimenta kontrolli ta' aċċessi robusti, miżuri ta' kriptaġġ, u traċċi ta' verifika biex jissalvagwardja informazzjoni sensittiva u jħares rekwiżiti regolatorji.

Amministrazzjoni Ambjentali

Sabiex inħarsu s-sostenibbiltà ambjentali, aħna impenjati li nnaqqsu l-impronta tal-karbonju u l-impatt ambjentali permezz tal-adozzjoni ta' prattiki mingħajr karti fis-Servizz Pubbliku. Bit-transizzjoni lejn dokumentazzjoni diġitali, aħna nimmiraw li nnaqqsu l-użu tal-karta, u b'hekk nikkontribwixxu għal futur aktar ekoloġiku u sostenibbli.

Billi ninkorporaw dawn il-valuri u l-prinċipji, aħna impenjati li nirrejaliżżaw il-missjoni tagħna ta' kultura mingħajr karti fi ħdan is-Servizz Pubbliku u nissodisfaw il-viżjoni tagħna li nimplimentaw b'suċċess is-CDMS biex inħaddnu l-effiċjenza, il-kollaborazzjoni u s-sostenibbiltà.